Interview: HR aan frontlinie Corona aanpak
Werk heeft het gebouw verlaten. Vaak wel. Maar niet altijd. En komt straks het werk weer helemaal terug naar het gebouw? Of niet? Of gedeeltelijk? Adrie heeft hier een serie interviews over gemaakt vanuit het perspectief van leiderschap en HR. In deze aflevering gaat Adri in gesprek met Martijn Harinck, HR manager bij Reconext over de rol van zijn HR afdeling tijdens de Corona crisis.
Terugkijkend naar dag 1, wat gebeurde er bij Reconext?
“Vanaf de eerste persconferentie zijn we als MT in gesprek gegaan over wat we moesten doen, welke acties we moesten ondernemen. Thuiswerken was geen optie; 80% van onze medewerkers werkt hier in het warehouse en in de productie. We moesten antwoorden vinden op allerlei vragen en ervoor zorgen dat iedereen hier veilig en verantwoord kon blijven werken. Dat was onze prioriteit. ‘Wat als mensen niet meer naar het werk konden of durfden komen?’ ‘Wat te doen als iemand positief getest werd?’ Ook onze productieruimtes moesten Coronaproof gemaakt worden, maar hoe dan? Die eerste paar weken waren spannend. Niemand wist wat er zou gebeuren.
Onze organisatie heeft een Amerikaanse moeder, maar in de USA was er op dat moment nog niks aan de hand. Uit die hoek kregen we dus geen hulp. We konden nergens op terugvallen en moesten het zelf doen. We hebben een klein team samengesteld. HR kreeg daarbinnen een grote rol.”
Ineens keek iedereen naar HR?
“Ja, niet alleen voor het opstellen van de benodigde protocollen maar ook alle communicatie naar medewerkers moest door HR geregeld worden. Er is geen communicatie-afdeling. En looproutes, spatschermen, er moest zoveel gefaciliteerd worden.
In de hectiek van het moment ging het MT volledig op mij leunen qua HR-vraagstukken. Heel logisch, maar zo stonden we ineens volop in de frontlinie. Zo werd er ook naar HR gekeken. We werden al snel een soort intern
Corona crisiscentrum. Zowel het MT als leidinggevenden wilden antwoord op vragen als: ‘Mijn kind mag niet naar de opvang, wat nu?’ Of: ‘Mijn partner is in contact geweest met iemand die Corona heeft, wat moet ik doen?’ En nog steeds komen er dagelijks nieuwe vragen binnen.”
Was er veel onrust onder de medewerkers?
“Ja, onwijs veel. Daar was ik door verrast. Het kwam vooral voort uit angst; veel medewerkers reizen bijvoorbeeld met het openbaar vervoer. Was dat nog wel veilig? Op een gegeven moment ben ik zelf naar de groothandel gereden voor mondkapjes, desinfecterende zeep en doekjes.
Die mondkapjes, dat was in het begin natuurlijk een nieuw iets. Dat kende niemand en niemand had ze zelf in bezit. Ik heb toen gezegd; ‘Daar gaan we geen discussie over aan.’ De volgende ochtend stonden er dozen mondkapjes voor iedereen die ze in het OV wilden gaan gebruiken.
Rust bewaren, dat was onze focus. Mensen zoveel mogelijk faciliteren met praktische oplossingen.”
In de 2de maand werd een eerste collega positief getest. Wat gebeurde er toen?
“Dat was een spannend moment. We hebben in Zoetermeer drie hallen naast elkaar en binnen het uur wist iedereen ervan. Leidinggevenden klopte bij ons aan met vragen, er was onrust. Na overleg met het MT hebben we besloten te communiceren welke medewerker het was, wanneer hij voor het laatst op het werk was geweest en hoe ernstig de klachten waren.
We waren ons ervan bewust dat je dit vanuit privacywetgeving niet mag doen. We hebben het toch gedaan, evenals bij het 2de en 3de geval van een positieve test.
Waarom kozen jullie voor deze aanpak?
“We wilde duidelijkheid verschaffen, transparant zijn. De naam gonsde al rond en collega’s die vijf dagen eerder een hand hadden gegeven of naast hem hadden gestaan, besloten bijna zelf om thuis te blijven. Dat soort dingen maakte dat ik me genoodzaakt voelde om transparant te communiceren over wat er precies aan de hand was. Dit is door de werkvloer ook als positief ervaren. Naderhand heb ik individueel met de drie betrokken medewerkers gesproken. Alle drie snapten ze waarom we het zo hebben gedaan. Er was veel begrip. Maar na de derde positieve testuitslag en feedback vanuit de organisatie, zijn we gestopt met naam en toenaam geven. Nu melden we bij een positieve testuitslag dit enkel binnen het team, via de leidinggevende. En toch, als ik het opnieuw zou moeten doen, zou ik het op dezelfde manier doen.”
Hoe gingen leidinggevenden met de situatie om?
“Ik zag, en zie nog steeds, veel verschil in eigenaarschap. Er werd sterk geleund op het MT. ‘Nemen jullie de beslissing maar’ heb ik veel gehoord. Het was natuurlijk ook heel spannend in het begin. Het was voor iedereen onbekend terrein. Maar je verstand gebruiken en eigenaarschap nemen, dat is wel een ding. Ik heb regelmatig gedacht; zit ik niet te veel op de stoel van de leidinggevende?”
Wat deed dat met jou?
“Ik heb er veel van geleerd. Met name het nemen van besluiten, opstaan en je verantwoordelijkheid pakken op je vakgebied en ook daarbuiten. Veel zelf doen, gewoon regelen. Ik zie het als een geluk dat ik kennissen in het HR-vak heb. We bellen elkaar regelmatig om ervaringen te delen en situaties te bespreken. Dat heeft enorm geholpen.”
Wat betekent het voor het leiderschap binnen de organisatie?
“Ik denk dat wij er als MT sterker uitgekomen zijn en dat we ook echt de juiste dingen hebben gedaan.
Er was sterke behoefte aan ‘guidance’ en dit hebben zowel het MT en de leidinggevenden omarmt. Ze zijn de besluiten die wij hebben genomen, volledig gaan uitdragen. Dat was mooi en ik ben daar trots op.”
Hoe zie je de toekomst, na Corona?
“Ik denk dat er niet zo heel veel zal veranderen hier. Ja, de spatschermen gaan weg en vermoed dat niemand meer een mondkapje draagt. Maar de impact op onze productie is minimaal geweest. Collega’s kunnen prima afstand van elkaar houden. Het ziekteverzuim is gestegen, maar het zou vreemd zijn als dat gelijk gebleven was. Het aantal ziekmeldingen is toegenomen, maar de gemiddelde verzuimduur is korter. Tot nu toe hebben we, mede door alle maatregelen, weten te voorkomen dat er een brandhaard ontstaat.
Maar waar ik echt naar uitkijk zijn de onderlinge contacten bij bijeenkomsten en festiviteiten. Dat we weer meer aan ‘de zachte kant’ kunnen doen. Weer leuke dingen doen, meer fysieke trainingen organiseren en gewoon weer meer persoonlijk contact, want dat wordt gemist.”
Martijn Harinck is sinds mei 2018 HR manager bij Reconext. Reconext repareert, refurbisht of herbestemt electrische toestellen voor haar klanten. Doelstelling hierbij 100% hergebruik van de materialen.
Vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit gesprek? We horen ze graag!
